Passo 1 - Entendimento das funcionalidades

Objetivo

Descrever as principais funcionalidades para a implantação e configuração do sistema TradingWorks em sua empresa.

Cadastros básicos

Colaboradores

É o cadastro de seus colaboradores / funcionários no sistema. Através deste cadastro ele receberá a autorização para acessar o sistema e realizar a sua marcação de ponto.

Ao realizar o cadastro mínimo contendo nome e e-mail (ou número), já são suficientes para que eles possam iniciar a marcação de ponto.

Departamentos e Times

Permite organizar seus colaboradores e garantir o controle de acesso a apenas seus responsáveis.
O dono de um departamento ou time é quem receberá alertas de pendências e poderá realizar operações como aprovação de ponto manual ou ajustes em folha de ponto.

Registro de ponto

O registro de ponto é exatamente similar a um relógio de ponto tradicional, onde sua função é meramente registrar o horário do colaborador.

Um diferencial da TradingWorks é que o colaborador não pode deixar apontamentos em aberto, não marcou a saída por exemplo. Neste caso o próprio sistema alerta-o para correção.

Seguindo as normas da Portaria 373/11 do MTE, não é permitido:

Limitar o horário de marcação de ponto;
Realizar marcações automáticas;
A empresa alterar suas marcações.

O colaborador tem acesso a todas as suas marcações de ponto.

Regras de ponto

Nas configurações da regra de ponto é onde as informações coletadas dos registros de ponto serão transformados na folha de ponto processada.

A regra de ponto pode ser aplicada a um departamento ou individualmente aos colaboradores e a empresa pode ter quantas regras desejar.

Alguns exemplos de características:

Período da folha;
Dias da semana e seus horários de trabalho;
Flexibilidade do horário;
Fatores de horas extras;
Adicional noturno;
Se permite banco de horas.

Folha de ponto

A folha de ponto é o resultado do processamento dos apontamentos em função da regra de ponto do colaborador.

Na folha de ponto o gestor pode:

Lançar abonos ou justificativas;
Adicionar ou remover item do banco de horas (depende da regra de ponto);
Realizar ajustes manuais do período;
Aprovar a folha de ponto.

Formas de autenticação

É o processo no qual a TradingWorks identifica de forma única o colaborador e podemos ter duas formas:

Login e senha – Este caso é recomendado apenas quando o colaborador trabalha em um computador de seu uso pessoal e possui um e-mail próprio (login).
IMPORTANTE: Não usar e-mails genéricos como comercial@empresa.com.br
Número PIN e senha – Para o uso do aplicativo de celular, o PIN é obrigatório. O PIN pode ser qualquer número único da empresa como a matrícula ou o próprio CPF do colaborador.
O uso do PIN também é recomendado quando o colaborador não tem um e-mail próprio e/ou utiliza-se de um computador compartilhado, por exemplo um computador na recepção da empresa no modo quiosque. Neste processo, após o colaborador realizar sua marcação de ponto, o sistema volta para a tela inicial para que o próximo colaborador possa realizar sua marcação de ponto.

Restrição por IP

É uma forma de limitar o acesso ao sistema à ambientes controlados.
Por exemplo pode-se limitar o acesso somente na matriz ou filiais, ou até, para casos de alocação de mão de obra em clientes, limitar o ponto quando o colaborador estiver dentro do mesmo.
Pode-se necessitar pequeno auxílio técnico do time de TI local.