Assinatura eletrônica do espelho de ponto

Objetivo

Processo que realiza a assinatura eletrônica do espelho de ponto pelo próprio colaborador, evitando que sejam necessários gastos com os processos de impressão, logística de envio da impressão para as unidade remotas da empresa, recuperação da assinatura e posterior arquivamento.

Como funciona

A ativação da assinatura é feita individualmente dentro da Regra de ponto (aba Avançados).

Após a aprovação da folha de ponto pelo gestor ou RH, o colaborador poderá assinar seu espelho de ponto.
Apenas o próprio colaborador poderá realizar o procedimento através de seu login e senha.
As informações sobre a assinatura eletrônica ficam visíveis quando é visualizado o espelho de ponto.

Procedimento

1. Gestor ou RH deve aprovar a folha de ponto.
   Um e-mail é enviado ao colaborador alertando de sua pendência de assinatura.
2. Colaborador deve clicar no link do e-mail enviado ou entrar em Apontamentos / Minhas Folhas de ponto.
3. Um ícone em laranja indica a pendência de assinatura. Clique nesta folha.
4. Dentro da folha, clique no botão Assinar folha de ponto
5. Na tela de confirmação da assinatura, digite EXATAMENTE o seu nome conforme está no cadastro da empresa.
   
6. Clique em Assinar folha e pronto.

Perguntas e respostas

P) Este processo é válido perante o Ministério do Trabalho? Qual responsabilidade da TradingWorks sobre o processo?
R) Com a reforma trabalhista de 2017 é possível acordos específicos com os sindicatos e trabalhadores. Cada empresa deve seguir com os processos legais para obter esta permissão de uso, trazendo diversos benefícios como a facilidade do processo, guarda de documentos e consumo de recursos naturais.
Do ponto de vista da TradingWorks é garantido todo o processo de auditoria e arquivamento dos registros eletrônicos pelo prazo mínimo legal já estipulados dos documentos em papel.

P) O que fazer em caso de ausência do colaborador, por exemplo, férias ou afastamento?
R) Dentro da folha de ponto do colaborador há a opção de assinar a folha clicando no botão Marcar colaborador ausente. Apenas o nível EXECUTIVO pode realizar este procedimento.

P) Em caso de recusa de assinatura por parte do colaborador, qual o procedimento a ser adotado?
R) Deve ser seguido o mesmo procedimento já adotado pela empresa no modelo em papel.

P) Após o colaborador ter assinado, detectamos que a folha necessita de um ajuste. É possível realizar?
R) O RH com um nível de acesso EXECUTIVO, poderá remover a aprovação da folha, o que também removerá a assinatura do colaborador e um novo ciclo de assinatura deverá ser seguido.

P) Como o colaborador pode ter segurança que a folha de ponto não foi alterada após sua assinatura?
R) Abaixo do nome do gestor que aprovou a folha, há um código de autenticação que garante a integridade. Caso seja necessário algum ajuste, a folha terá que ser reaprovada, o que alterará o código de autenticação. Uma nova assinatura será necessária.